Kaip atpažinti procesą, kurį verta automatizuoti pirmą

Viena dažniausių klaidų, kurias matome įmonėse, pradedančiose automatizaciją, — bandymas iš karto automatizuoti sudėtingiausią ar svarbiausią procesą. Rezultatas dažnai būna ilgas, brangus projektas be aiškaus atsipirkimo. Per keliolika projektų išsigryninome keturis kriterijus, kuriuos naudojame rinkdami, nuo ko pradėti.

1. Procesas kartojasi dažnai

Automatizacija atsiperka greičiau, kai procesas vyksta kasdien ar bent kelis kartus per savaitę, o ne kartą per mėnesį ar ketvirtį. Kuo dažniau procesas kartojasi, tuo greičiau sutaupytas laikas susisumuoja į realius skaičius.

2. Taisyklės aiškios, net jei jų daug

Procesas, kuriame sprendimas priimamas pagal aiškias, apibrėžtas taisykles — net jei tų taisyklių daug ir jos sudėtingos — automatizuojasi geriau nei procesas, kuriame kiekvienas atvejis reikalauja unikalaus, intuityvaus sprendimo. Pastarieji dažniausiai lieka žmogui, o automatizacija juos tik palengvina, ne pakeičia.

3. Klaida brangiai kainuoja

Jei rankinio darbo klaida sukelia grandininę reakciją — pavyzdžiui, neteisingai suvesta sąskaita reiškia klaidingą mokėjimą, ginčą su klientu ir papildomą laiką taisant — automatizacijos vertė auga ne tik dėl sutaupyto laiko, bet ir dėl sumažėjusios rizikos.

4. Yra ką matuoti prieš ir po

Procesas, kurį galima aiškiai išmatuoti — laiką, klaidų skaičių, kainą — leidžia įrodyti rezultatą skaičiais, o ne pojūčiu. Būtent todėl auditas visada prasideda nuo matavimo: jei negalime pasakyti, kiek laiko procesas užima dabar, negalėsime įrodyti, kiek sutaupėme vėliau.

Praktinis pavyzdys

Vienoje logistikos įmonėje, su kuria dirbome, sąskaitų suvedimas atitiko visus keturis kriterijus: dokumentai gaudavosi kasdien, taisyklės (sutikrinimas su sutartimi ir užsakymu) buvo aiškios, klaida reikšdavo ginčą su klientu, o laiką buvo lengva išmatuoti sekundėmis. Rezultatas — 82 % mažiau rankinio darbo per pirmąsias kelias savaites.

Ką daryti, jei nesate tikri

Jei neaišku, kuris procesas atitinka šiuos kriterijus geriausiai, tam ir skirtas procesų auditas — stebime realų darbą ir padedame objektyviai palyginti kandidatus pagal realius skaičius, o ne nuojautą.